Entenda a base legal para documentos eletrônicos na rescisão, os cuidados para garantir validade como prova e os prazos de armazenamento que devem ser observados pelas empresas.
O fim da homologação sindical obrigatória, em 2017, transferiu para o empregador a responsabilidade de comprovar que a rescisão trabalhista foi realizada corretamente. Com isso, a documentação mantida pela empresa passou a ter papel ainda mais importante em eventuais questionamentos judiciais.
Com a digitalização dos processos do Departamento Pessoal, uma dúvida se tornou cada vez mais comum: documentos de rescisão assinados eletronicamente podem ser utilizados como prova?
A resposta é sim, desde que a empresa adote procedimentos capazes de comprovar a autoria, a integridade e a validade dos documentos.
Onde está a base legal para documentos eletrônicos?
Três normas são importantes para compreender o uso de documentos eletrônicos nas relações de trabalho: a Medida Provisória nº 2.200-2/2001, a Lei nº 14.063/2020 e o Decreto nº 10.278/2020.
A MP nº 2.200-2/2001 instituiu a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) e estabelece mecanismos para garantir a autenticidade e a integridade de documentos eletrônicos.
A norma também admite outros meios de comprovação de autoria e integridade, desde que sejam aceitos pelas partes como válidos. Portanto, não existe uma exigência geral de utilização de certificado digital para todos os documentos relacionados à rescisão trabalhista.
A Lei nº 14.063/2020 estabeleceu conceitos relacionados às assinaturas eletrônicas e classificou os mecanismos em assinatura simples, avançada e qualificada.
Já o Decreto nº 10.278/2020 estabelece requisitos técnicos para a digitalização de documentos físicos, permitindo que determinados documentos digitalizados tenham os mesmos efeitos legais dos documentos originais, desde que cumpridos os requisitos estabelecidos pela legislação.
É importante diferenciar os dois processos:
- Documento criado digitalmente e assinado eletronicamente: trata-se de um documento originalmente digital.
- Documento criado em papel e posteriormente escaneado: trata-se de uma cópia digitalizada, que precisa observar os requisitos legais para produzir os efeitos previstos na legislação.
Quais documentos precisam estar por escrito na rescisão?
A legislação trabalhista exige documentação formal para diversos atos relacionados ao encerramento do contrato de trabalho.
Entre os principais documentos estão:
- comunicado de aviso prévio;
- pedido de dispensa do cumprimento do aviso prévio, quando realizado pelo empregado;
- pedido de demissão;
- Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho (TRCT);
- recibos de pagamento das verbas rescisórias;
- acordo de desligamento previsto no artigo 484-A da CLT;
- termo de quitação anual previsto no artigo 507-B da CLT, quando utilizado pela empresa.
Esses documentos podem ser produzidos e assinados eletronicamente. O ponto principal é garantir que o processo permita comprovar quem assinou, quando assinou e que o conteúdo não foi alterado posteriormente.
Qual tipo de assinatura eletrônica utilizar?
A empresa não deve analisar apenas se determinada assinatura é válida. É importante considerar também o nível de segurança necessário para cada documento e o risco de uma eventual contestação futura.
Uma forma prática de organizar os documentos é classificá-los de acordo com o risco.
Documentos de menor risco
Podem utilizar mecanismos de assinatura eletrônica simples, acompanhados de informações como:
- data e horário;
- identificação do usuário;
- endereço IP;
- autenticação por e-mail ou SMS;
- registro da operação.
Documentos de risco intermediário
Para documentos como aviso prévio, TRCT e recibos de pagamento, é recomendável utilizar mecanismos que ofereçam maior segurança, incluindo autenticação em dois fatores e trilha de auditoria completa.
Documentos de maior risco
Pedidos de demissão, acordos previstos no artigo 484-A da CLT, termos de quitação anual e outros documentos que possam envolver renúncia ou negociação de direitos exigem maior cuidado.
Nessas situações, pode ser recomendável utilizar mecanismos de assinatura eletrônica mais robustos, dependendo do caso concreto.
O mais importante é lembrar que a assinatura eletrônica não deve ser analisada isoladamente. A força da prova depende do conjunto de informações que acompanha o documento.
Quais erros podem comprometer a validade da prova?
Alguns procedimentos podem enfraquecer significativamente a documentação eletrônica mantida pela empresa.
- Inserir apenas uma imagem da assinatura
Colocar uma imagem de uma assinatura manuscrita em um arquivo PDF não garante, por si só, autoria ou integridade do documento.
- Não guardar a trilha de auditoria
Além do documento assinado, a empresa deve preservar os registros que demonstram como a assinatura foi realizada.
Sempre que disponíveis, devem ser mantidas informações como:
- quem assinou;
- data e horário;
- endereço IP;
- método de autenticação;
- registros de acesso;
- identificação do documento;
- mecanismos de integridade utilizados pela plataforma.
- Utilizar apenas o e-mail corporativo do empregado
No desligamento, o acesso ao e-mail corporativo pode ser encerrado. Por isso, é recomendável que a empresa mantenha meios pessoais de contato previamente validados, como e-mail pessoal e telefone celular.
- Não fornecer uma cópia ao empregado
O trabalhador deve receber acesso aos documentos relacionados à sua rescisão. A ausência de uma cópia pode gerar questionamentos futuros sobre o conhecimento do conteúdo.
- Manter informações com datas divergentes
As datas presentes nos documentos precisam ser coerentes com as informações transmitidas ao eSocial.
A data do aviso prévio, do desligamento e dos eventos correspondentes no sistema devem estar alinhadas para evitar inconsistências.
Por quanto tempo a empresa deve guardar os documentos?
A Constituição Federal estabelece, no artigo 7º, XXIX, prazo prescricional trabalhista de cinco anos durante o contrato de trabalho, limitado a dois anos após o término da relação de emprego.
No caso do FGTS, também deve ser considerada a prescrição quinquenal, conforme entendimento consolidado pelo Supremo Tribunal Federal.
Na prática, a documentação relacionada à rescisão deve ser armazenada de forma organizada pelo período necessário para resguardar a empresa diante de eventuais reclamações trabalhistas e demais obrigações legais relacionadas ao documento.
Também é importante observar que determinados documentos podem estar relacionados a obrigações previdenciárias, fiscais ou outras exigências, o que pode resultar em prazos de conservação diferentes.
Por isso, a empresa deve estabelecer uma política de retenção documental considerando a finalidade e a natureza de cada documento.
Como a LGPD se relaciona com a guarda dos documentos?
A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) não impede que a empresa mantenha documentos trabalhistas contendo dados pessoais.
A própria legislação permite a conservação de dados pessoais em determinadas situações, inclusive para cumprimento de obrigação legal ou regulatória e para o exercício regular de direitos.
Entretanto, isso não significa que os documentos devam ser armazenados indefinidamente.
A empresa deve estabelecer:
- finalidade da retenção;
- prazo de armazenamento;
- responsável pelo controle;
- medidas de segurança;
- critérios para descarte.
Manter documentos sem qualquer política de retenção pode aumentar os riscos relacionados à proteção de dados.
Como organizar o processo de rescisão eletrônica?
Para reduzir riscos e manter uma documentação organizada, o Departamento Pessoal pode adotar um fluxo padronizado.
- Mapear os documentos
Identifique todos os documentos emitidos durante o desligamento.
- Classificar os documentos por risco
Defina quais documentos exigem mecanismos de assinatura e autenticação mais robustos.
- Validar os dados do empregado
Mantenha atualizados o e-mail pessoal e o telefone celular do trabalhador.
- Criar um fluxo único de rescisão
Organize todos os documentos dentro de um mesmo processo, evitando que algum item seja esquecido.
- Guardar a documentação e os registros de assinatura
Não armazene apenas o PDF final. Preserve também os registros que comprovem a realização da assinatura.
- Definir prazos de retenção
Estabeleça períodos de armazenamento de acordo com a natureza de cada documento e as obrigações legais aplicáveis.
- Testar a recuperação dos arquivos
A empresa deve conseguir localizar rapidamente um documento antigo e recuperar também os registros relacionados à sua assinatura.
Por que a organização dos documentos é importante?
A rescisão é um dos momentos em que a relação de trabalho pode ser mais questionada judicialmente.
Por isso, não basta a empresa ter documentos armazenados. É necessário conseguir demonstrar de forma clara:
- o que foi assinado;
- quem assinou;
- quando ocorreu a assinatura;
- qual era o conteúdo do documento;
- que o arquivo não foi alterado;
- que o empregado recebeu uma cópia;
- que as informações são compatíveis com os registros trabalhistas.
A digitalização pode tornar o processo mais rápido, econômico e organizado, mas somente quando acompanhada de mecanismos adequados de segurança e comprovação.
Conte com a Contibem
A gestão correta dos documentos trabalhistas é fundamental para reduzir riscos e evitar problemas futuros para as empresas.
A Contibem acompanha as mudanças na legislação trabalhista e oferece suporte para empresas na organização das rotinas de Departamento Pessoal, cumprimento das obrigações e adequação dos processos internos.
Se sua empresa precisa organizar seus procedimentos de admissão, folha de pagamento, rescisão ou gestão de documentos trabalhistas, conte com a equipe da Contibem.
Fonte
Adaptado de Portal Contábeis, com base nas informações e análises apresentadas na publicação sobre documentos eletrônicos em rescisões trabalhistas.
Legislação relacionada: MP nº 2.200-2/2001; Lei nº 14.063/2020; Decreto nº 10.278/2020; CLT; Constituição Federal; LGPD.
